Findet ihr Papierkram auch so nervig? Einmal im Jahr die Unterlagen fürs Finanzamt zusammensuchen, oder eine Rechnung für einen Reparaturfall. Papierkram ist super nervig, also verbringt man damit am besten so wenig Zeit wie möglich. Gleichzeitig ist Ordnung das A und O, wenn zum Beispiel das Finanzamt etwas will oder eine Rechnung gesucht wird. Wenn man das nur irgendwie automatisieren könnte. Genau das geht. Wir greifen dabei auf eine Software zurück, die open source ist und sich ziemlich einfach auf den gängigsten Heimservern installieren lässt. Wir reden hier von Paperless-ngx.
Was kann Paperless-ngx?
Vorher reden wir erstmal darüber, was Paperless-ngx eigentlich kann. Wenn ihr eure physischen Dokumente digitalisieren wollt, die Post, die wichtig ist, die Dokumente, die wichtig sind, aber auch vielleicht schon fertige PDFs, dann ist das damit möglich. Der Vorgang ist: ihr scannt die Dokumente, die ihr habt, legt sie dann in Paperless-ngx ab, und Paperless-ngx sorgt dann dafür, dass das Dokument durchsuchbar ist. Wenn ihr etwas sucht, reichen meist schon Schlagwörter oder Dinge, die in dem Dokument vorkommen. Und Paperless-ngx erkennt quasi auch, ob es eine Rechnung ist oder ein Lieferschein oder was auch immer.
Open Source und bei euch zu Hause
Zwei Dinge sind dabei wichtig. Es ist open source und kostet nichts. Und Datenschutz-Sorgen braucht ihr euch keine zu machen, denn es läuft auf eurer eigenen Hardware. Eure Rechnungen, Verträge und Behördenbriefe landen nicht bei einem fremden Anbieter, sondern bleiben bei euch zu Hause.
Wie funktioniert das?
Es bleibt immer das Original und die verarbeitete Datei. Das Dokument wird per OCR lesbar gemacht — OCR ist die Schrifterkennung für Dokumente, die ihr eingescannt oder fotografiert habt. Alle gescannten oder hochgeladenen Dokumente werden lesbar gemacht und sind somit für die Maschine durchsuchbar.
Wenn jetzt im Dokumentennamen kein Fritzbox draufsteht, würde er trotzdem sehen, dass hier eine Fritzbox 5690 Pro im Lieferschein vorkommt. Genauso könnte ich jetzt auch einfach nur einen Namen eingeben, würde es auch finden, weil er die Dokumente durchsucht, scannt quasi nach dem Inhalt und mir das dann ausspuckt.
Wie installiere ich Paperless-ngx?
Paperless-ngx läuft auf vielen Heimservern bzw. NAS-Systemen, und man kann es über die mitgelieferte Softwareverwaltung installieren. Falls es dort nicht verfügbar ist, gibt es auf der Webseite des Projekts Anleitungen, um es per Docker oder direkt auf Linux zu installieren. Hier gehen wir den einfachsten Weg und nutzen einen Ubuntu-Server.
Die Hardware dafür ist fast egal. Es kann ein alter Rechner sein, ein Thin Client, ein Raspi oder eine virtuelle Maschine. Je stromsparender, desto besser, und nebenbei kann er auch andere Aufgaben erledigen. Als Voraussetzung nennt die Website von Paperless-ngx Docker und Docker Compose. Das ist im Terminal schnell mit zwei Befehlen installiert. Bevor wir mit der Installation starten, legen wir noch drei Ordner im Heimverzeichnis an. Anschließend gibt es ein Installationsskript, das steht auf der Website.
Während der Installation werden wir ein paar Dinge abgefragt. Die URL könnt ihr einfach mit Enter bestätigen, die braucht ihr nur, wenn die Installation unter einer bestimmten Adresse verfügbar sein soll. Den Port könnt ihr ebenfalls auf Standard lassen. Bei der Zeitzone steht schon das Richtige im Beispiel, also tippen wir es einfach ab, Europe Berlin. Als Nächstes werden wir gefragt, welche Datenbank wir nutzen wollen. Wenn ihr nur wenig Dokumente verwalten wollt, dann könnt ihr auch SQLite nutzen, wenn es aber doch mehr werden, dann setzt am besten direkt auf PostgreSQL. Dann werden wir noch gefragt, ob wir Apache Tika nutzen wollen. Das braucht ihr, wenn ihr direkt Office-Dokumente wie Word oder Excel ablegen wollt, für eine digitale Ablage für gescannte Briefe braucht ihr das nicht. Im nächsten Schritt werden wir gefragt, welche Sprache wir für OCR nutzen möchten. Deutsch sollte für viele das Richtige sein, zusätzlich Englisch zu aktivieren ist aber auch nicht verkehrt, denn heute etwas im Ausland zu bestellen und eine englische Rechnung zu bekommen ist ja gar nicht so unüblich. Zum Schluss müssen wir nur noch Benutzer, Passwort und E-Mail-Adresse angeben, dann starten wir die Installation.
Nachdem wieder Ruhe im Terminal eingekehrt ist, könnt ihr Paperless-ngx aufrufen, indem ihr im Browser den Namen eures Servers oder die IP eingebt, gefolgt vom Port. In der Anmeldemaske loggt ihr euch mit den Zugangsdaten ein, die ihr eben im Terminal vergeben habt.
Beim ersten Aufruf legt ihr euren Benutzer und ein sicheres Passwort an. Wenn ihr beim Admin das Passwort ändern wollt, geht ihr auf bearbeiten, schreibt ein neues Passwort rein, speichern, und meldet euch neu an. Ihr könnt auch weitere Benutzer mit verschiedenen Berechtigungen anlegen, wenn zu Hause mehrere Leute zugreifen sollen, die vielleicht nur gucken und nicht rumwursteln sollen.
Dokumente ordnen
Eine Einstellung solltet ihr ganz am Anfang machen: die Berechtigungen. Geht in Einstellungen, Berechtigungen, da steht bei euch der Admin drin, den löscht ihr raus und sagt speichern. Hintergrund: wenn ihr einen Speicherpfad oder einen Dokumententyp anlegt, ist er sonst nur für den Admin da, und jeder weitere Nutzer müsste sich seine eigenen anlegen. Das wollen wir nicht, wir wollen eine einheitliche Struktur. Bei den OCR-Einstellungen aktiviert ihr noch die Schräglagenkorrektur und Seiten rotieren, dann speichern.
Zum Sortieren gibt es drei Werkzeuge. Das erste sind Tags. Vergleichbar sind Tags mit Klebeetiketten, die ihr auf Papier in Ordnern klebt, um Dinge wiederzufinden. Ein gutes Beispiel ist die Steuererklärung, die die meisten von uns leider abgeben müssen. Wir können ein Tag mit zum Beispiel Steuererklärung 2026 erstellen und jedes Dokument damit taggen, das wir für die Steuer brauchen, also Bahntickets oder Tankstellenrechnungen. Wenn der große Tag gekommen ist, an dem wir unsere Steuer machen, suchen wir einfach nach dem Tag und können alle Dokumente auf einen Schlag herunterladen.
Das zweite sind die Korrespondenten. Hier könnt ihr Personen oder Firmen anlegen, mit denen ihr viel Kontakt habt. Ein Korrespondent kann zum Beispiel die Deutsche Bahn sein. Und das dritte sind die Dokumententypen, die ihr ebenfalls links im Menü findet. Rechnung oder Lieferschein werden zum Beispiel solche Dokumententypen.
Automatisch sortieren
Die Tags könnt ihr erst manuell bei jedem Dokument vergeben. Je häufiger ihr das macht, desto besser lernt Paperless-ngx, welche Dokumente von euch welche Tags bekommen, und verteilt sie mit der Zeit voll automatisch. Bei den Korrespondenten und Dokumententypen verhält es sich genauso: am Anfang noch manuell, aber dank maschinellem Lernen übernimmt Paperless-ngx das Ganze schon bald automatisch. Ihr könnt auch eine Matching-Regel hinterlegen und zum Beispiel sagen: enthält das Dokument eines dieser Wörter, bekommt es diesen Tag.
Ein Tag ist dabei ganz wichtig, der muss von jedem angelegt werden: der Posteingangs-Tag. Jedes Dokument, das über einen Scan-Ordner oder sonst einen Weg reinkommt, bekommt erstmal diesen Tag. Dafür setzt ihr bei den Tags den Haken als Posteingangstag. So schaut ihr noch mal drüber, ob alles passt, nehmt den Tag dann weg, und das Dokument ist einsortiert. Verlasst euch aber nicht blind auf die Automatik. Im Test mit etwa 150 Dokumenten haben wir keine falsche Zuweisung erkennen können, aber immer mal wieder eine Stichprobe ist auf jeden Fall ratsam.
Dokumente hineinbekommen
Neben dem Upload per Webinterface gibt es mehrere Wege. Am schnellsten ist Drag-and-drop: Dokument einfach ins Fenster ziehen, an der grünen Einfärbung erkennt ihr, dass ihr es ablegen könnt.
Beim Setup haben wir den Consume-Ordner definiert. Alles, was in diesem Ordner landet, wird von Paperless-ngx aufbereitet und abgelegt. Diesen Ordner könnt ihr euch per SMB freigeben und unter Windows, macOS oder Linux einbinden. Falls ihr einen netzwerkfähigen Scanner habt, könnt ihr den Ordner im Netzwerk freigeben und den Scanner die Dateien gleich dort ablegen lassen.
Dann gibt es noch den Scanner, den die meisten von uns in der Hosentasche tragen, nämlich das Smartphone. Je nach Gerät findet ihr im App Store die Swift Paperless App und im Play Store die Paperless Mobile App. Neben dem Zugriff auf eure Dokumente bieten die Apps auch die Möglichkeit, direkt Dokumente einzuscannen. Auch mehrere Seiten sind kein Problem, die App erkennt die Seiten automatisch.
Und schließlich der Weg über E-Mail. Unter Mail könnt ihr ein Konto hinzufügen, mit Hostname eures IMAP-Servers, Benutzername, Passwort und Port. Dann erstellt ihr eine Regel, die den Posteingang auf E-Mails mit Anhang prüft, das PDF in Paperless speichert und die Mail danach löscht. So könnt ihr jede Rechnung, die als PDF kommt, einfach an diese Adresse weiterleiten, und Paperless lädt den Anhang automatisch rein.
Worauf ihr achten solltet
Noch zwei Dinge. Erstens das Backup: es bleibt zwar immer das Original und die verarbeitete Datei, aber wie ihr euer Backup fahrt, müsst ihr für euch entscheiden. Macht euch von Anfang an Gedanken darüber, nicht erst, wenn schon hunderte Dokumente drin sind. Zweitens der Zugriff von unterwegs: die App funktioniert nur in eurem Heimnetzwerk. Falls ihr das von überall benutzen wollt, könnt ihr im Router eine VPN-Verbindung einrichten oder Paperless-ngx bei einem Hoster installieren. Dem müsst ihr allerdings alle eure sensiblen Daten anvertrauen, das solltet ihr euch also gut überlegen.
Lohnt sich das?
Wir finden Paperless-ngx eine gelungene Heimserveranwendung, die uns die Datenablage deutlich erleichtert. Sowohl die App fürs Smartphone als auch die Lösung mit dem Scanner erleichtern die Benutzung sehr. Und die einfache Auffindbarkeit von Dokumenten, die vielleicht schon älter sind, ist fantastisch. Wer sich einmal durch seine Ordner gescannt hat, will nicht mehr zurück zum Regal.